Vetan : ഗസ്റ്റ് അധ്യാപകരുടെ സാലറി പ്രൊസീഡിംഗ്സ് എളുപ്പത്തിൽ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് അധിഷ്ഠിത സോഫ്റ്റ് വെയർ. 32 ബിറ്റില...
Vetan : ഗസ്റ്റ് അധ്യാപകരുടെ സാലറി പ്രൊസീഡിംഗ്സ് എളുപ്പത്തിൽ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ആക്സസ് അധിഷ്ഠിത സോഫ്റ്റ് വെയർ. 32 ബിറ്റിലും 64 ബിറ്റിലും ലഭ്യമാണ്. കൂടുതൽ വിശദീകരിക്കേണ്ട ആവശ്യം വരുന്നില്ല. സോഫ്റ്റ് വെയർ തന്നെ വിവരണാത്മകമാണ്. അത്രയ്ക്കും ലളിതമാണ്. എല്ലാ തലത്തിലുമുള്ള വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. അധ്യാപകരുടെ പേരു വിവരങ്ങൾ ഒരു തവണ നൽകിയാൽ ഓരോ മാസവും ജോലി ചെയ്ത ദിവസങ്ങൾ മാത്രം നൽകിയാൽ മികവുള്ള പ്രിൻറുകൾ ലഭിക്കും
1. Office Settings
ഈ സെക്ഷനിൽ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിൻറെ വിവരങ്ങൾ കൃത്യമായി നൽകുക. റിപ്പോർട്ടുകളിൽ വരാനുള്ളതായതു കൊണ്ട് കൃത്യമായ വിവരങ്ങൾ തന്നെ നൽകുക.
2. Category Settings
ഇവിടെ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിലെ ഗസ്റ്റ് അധ്യാപകരുടെ കാറ്റഗറികൾ കൃത്യായി ചേർക്കുക. ഹ.ർസെക്കൻഡറി, വി.എച്ച്.എസ്.സി, ഹൈസ്കൂൾ, യു.പി, എൽ.പി, മറ്റുള്ള ഏതപ വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങക്കും ഉപയോഗിക്കാവുന്ന തരത്തിലാണ് വേതൻ തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളത്. അത് കൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിലുള്ള കാറ്റഗറികൾ കൃത്യമായി ചെർക്കുക. സീരിയൽ നമ്പരും കാറ്റഗറിയുടെ പേരും നൽകി ഏറ്റവും പുതിയ ഉത്തരവ് പ്രകാരമുള്ള ദിവസ വേതന നിരക്കും നൽകിയ ശേഷം Add ബട്ടണിലമർത്തിയാൽ മതി.
നിലവിൽ ചേർത്തിട്ടുള്ള താറ്റഗറി വിവരങ്ങളിൽ മാറ്റം വരുത്തുന്നതിനോ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ പ്രസ്തുത കാറ്റഗറിയുടെ സീരിയൽ നമ്പർ എൻറർ ചെയ്ത് ടാബ് അമർത്തിയാൽ മതി. ഉഹാഹരണത്തിന് ഹയർസെത്തൻഡറി വിഭാഗത്തിലെ HSST, HSST(Jr) എന്നീ രണ്ട് കാറ്റഗരികൾ Add ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമില്ല എങ്കിൽ സീരിൽ നമ്പർ എൻറർ ചെയ്ത് അവ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക. വേജ് നിരക്കുകൾ കൃത്യമായി നൽകുക. കാരണം ഇതിനനുസരിച്ചാണ് കാൽക്കുലേഷനുകൾ നടക്കുന്നത്.
3. Reference Settings
പ്രൊസീഡിംഗ്സിന് മുകളിലായി വരേണ്ട റഫറൻസ് നമ്പരുകളാണ് ഇവിടെ ചെർക്കേണ്ടത്. 4 റഫറൻസ് നമ്പരുകശ വരെ ചേർക്കാനുള്ള സ്ഥലം നൽകിയിട്ടുണ്ട്. ഇത് എഡിറ്റ് ചെയ്തു കൊടുക്കുക. ആവശ്യമില്ലാത്തത് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക.
ഇതിന് താഴെയായി Salary Head of Account നൽകുത്തിനുള്ള ബോക്സ് നൽകിട്ടുണ്ട്. ഇത് എഡിറ്റ ചെയ്യ്ത് കൃത്യമായത് നൽകുക. പ്രൊസീഡിംഗ്സിൽ നിർബന്ധമായും ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട ഒന്നാണിത്.
4.Add Employees
നമ്മുടെ സ്ഥാപനത്തിൽ ഡെയലി വേജ് സംവിധാനത്തിൽ ജോലി ചെയ്യുന്ന എല്ലാ അധ്യാപകരെയും ഇതിൽ ചേർക്കുക. ഇത് വർഷത്തിൽ ഒരിക്കൽ മാത്രം ചെയ്താൽ മതി.
TEN അഥവാ Temporary Employee Number സ്ഫാർക്കിൽ നോക്കിയാൽ ലഭിക്കും (Menu : Accounts >> Employees with Spark ID >> Register for Spark ID : Then select Department and Office.
ഇതിന് പകരം ഒരു 6 അക്കമുള്ള Unique നമ്പർ നൽകിയാലും മതി. കാരണം ഇത് പ്രിൻറിൽ എവിടെയും വരുന്നില്ല.
നമ്മശ നേരത്തെ നൽകിയിട്ടുള്ള കാറ്റഗറി കോംബോ ബോക്സിൽ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക മാത്രം ചെയ്യുക. പുതിയ സർക്കുലർ പ്രകാരം പ്രൊസീഡിംഗ്സിലും ഗസ്റ്റ് അധ്യാപകരുടെ ബാങ്ക് ഡീറ്റയിൽസ് വേണമെന്ന് നിർബന്ധമാണ്. ഇല്ലാത്ത ബില്ലുകൾ ചില ട്രഷറികളിൽ നിന്നും പീസാക്കാതെ മടക്കുന്നതായി അറിയുന്നു. അത്കൊണ്ട് ബാങ്ക് ഡീറ്റയിൽസ് കൃത്യമായി ചേർക്കുക.
നിലവിലുള്ള ഒരു Employee യുടെ വിവരങ്ങൾ എഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ അവരുടെ TEN നമ്പർ എൻറർ ചെയ്ത് ടാബ് അമർത്തിയൽ മതി (താഴെയുള്ള ലിസ്റ്റിൽ എംപ്ലോയിയുടെ വിവരത്തിൽ Right Click ചെയ്ത് Copy ചെയ്ത് TEN നൽകുന്നതിനുള്ള ബോക്സിൽ Right Click ചെയ്ത് Paste ചെയ്താലും മതി
മുകളിൽ നൽകിയിട്ടുള്ള 1 മുതൽ 4 വരെയുള്ള സ്റ്റെപ്പുകൾ (One Time Settings) ഒരു പ്രാവശ്യം മാത്രം ചെയ്തൽ മതി.
അതിന് ശേഷം ഓരോ മാസവും ശമ്പളം പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് Routine Settings ലേക്ക് പോവുക
1. Set Days of Work
ശമ്പളം പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന മാസത്തിലെ അറ്റൻറൻസ് രജിസ്റ്റർ വെരിഫൈ ചെയ്ത് പ്രസ്തുത മാസത്തിൽ ഓരോ അധ്യാപകനും എത്ര ദിവസം ജോലി ചെയ്തിട്ടുണ്ട് എന്ന് കണക്കാക്കിയതിന് ശേഷം Set Days of Work എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുത. അപ്പോൾ നമ്മൾ Add ചെയ്തിട്ടുള്ള എല്ലാ അധ്യാപകരുടെയും ലിസ്റ്റ് കാണാം. തുടർന്ന് കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ വിവരങ്ങൾ ക്ലിയർ ചെയ്യുന്നതിന് Reset എന്ന ബട്ടണിലമർത്തുക.
അതിന് ശേഷം അധ്യാപകരുടെ പേരിന് നേരെ കാണുന്ന Days എന്ന കോളത്തിലെ കോംബോ ബോക്സിൽ നിന്നും അവർ ഊ മാസം ജോലി ചെയ്ത ജിവസങ്ങളുടെ എണ്ണം സെലക്ട് ചെയ്യുക.
അങ്ങിനെ എല്ലാ അധ്യാപകർക്കും Days സെറ്റ് ചെയ്യുക. നിലവിലില്ലാത്ത അധ്യാപകരുണ്ടെങ്കിൽ അവർക്ക് 0 സെറ്റ് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ അവരെ എംപ്ലോയി ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും സ്ഥിരമായി ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക)
5. Proceedings
ദിവസ വേതന അധ്യാപകർക്ക് ശമ്പളം അനുവദിച്ചു കൊണ്ടുള്ള നടപടിക്രമം (Proceedings) ജനറേറ്റ് ചെയ്യുകയാണ് ഈ സെക്ഷനലിൽ ചെയ്യുന്നത്. ഇത് രണ്ട് രീതിയിൽ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
ഈയടുത്തായി ചില ട്രഷറികളിൽ നിന്നും ഓരോ വേതന നിരക്കിലുള്ള തൈഴിലാളികളുടെയും ബില്ലുകൾ പ്രത്യേകം പ്രത്യേകം പ്രോസസ് ചെയ്യണം എന്ന് നിർദ്ദേശിക്കുന്നുണ്ട്, ചില ട്രഷറികളിൽ എല്ലാവരുടെയും ഒന്നിച്ച് പ്രോസസ് ചെയ്താലും കുഴപ്പമില്ല. രണ്ട് രീതിയിലും ചെയ്യാവുന്ന തരത്തിലാണ് സോഫ്റ്റ് വെയർ തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളത്.
ആദ്യമായി Enter Proceedings Details എന്ന സെക്ഷനിൽ Month സെലക്ട് ചെയ്യുക, Year എൻറർ ചെയ്യുക, പ്രൊസീഡിംഗ്സിന് അനുയോജ്യമായ നമ്പർ എൻറർ ചെയ്യുക, പ്രൊസീഡിംഗ് ഡേറ്റ് സെലക്ട് ചെയ്യുക. ഡീഫാൾട്ടായി അന്നത്തെ ഡേറ്റ് സെറ്റായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. (സിസ്റ്റം Date format DD/MM/YYYY എന്നാണൊണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക)
അതിന് ശേഷം നിങ്ങൾ ഓരോ കാറ്റഗറിയുടെയും ബില്ല് പ്രത്യേകം പ്രത്യേകം പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നവരാണെങ്കിൽ Print Categorywise Proceedings എന്ന സെക്ഷനിൽ ആദ്യാത്തെ കാറ്റഗറി സെലക്ട് ചെയ്യുക Genetate ബട്ടലിമർത്തുക, പ്രൊസീഡിംഗ്സ് പ്രിൻറ് ചെയ്യുക. അതിന് ശേഷം അടുത്ത കാറ്റഗറി സെലക്ട് ചെയ്യുത ഇതേ പോലെ ഓരോ കാറ്റഗറിക്കും ചെയ്യുക.
അതിന് പകരം എല്ലാ കാറ്റഗറിക്കും കൂടി ഒറ്റ ബില്ലാണ് പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നതെങ്കിൽ Proceeding Details സെറ്റ് ചെയ്തതിന് ശേഷം നേരെ Print All in One Proceedings എന്നതിന് നേരെ കാണുന്ന Generate ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, പ്രിൻറ് ചെയ്യുക.
ലളിതവും എന്നാൽ ഏറ്റവും ഉപകാരപ്രദവുമായ വേതൻ ഇഷ്ടമാകും എന്ന് കരുതുന്നു..
